طراحی اتاق کنفرانس

اتاق کنفرانس

اتاق کنفرانس یا اتاق جلسات مکانی است که برای نشست‌های منفرد و گروهی مانند کنفرانس‌ها و جلسات تجاری استفاده می‌شود. اتاق کنفرانس مرکز یک فضای اداری یا تجاری است. در این فضا فعالیت‌های برنامه ریزی، مباحثات و گفتگو‌ها انجام می‌شود و تصمیمات سرنوشت ساز برای شرکت گرفته می‌شود.

اتاق‌های کنفرانس در جهت جلسات رسمی یا بزرگ در نظر گرفته می‌شود. به خاطر ظرفیت و امکانات نشستن، اغلب برای سخنرانی ها که اغلب یک نفر جلسه را رهبری می‌کند، به کار می‌رود. طراحی اتاق کنفرانس در دکوراسیون اداری بسیار حائز اهمیت است.

اتاق کنفرانس ظرفیت 12نفر یا بیشتر را دارند. حاوی میز مانند آنچه در اتاق هیئت مدیره وجود دارد، هستند. آنها به طور معمول شامل تجهیزاتی ازجمله پروژکتور، تخته وایت برد تلویزیون یا کامپیوتر برای اجرای ارائه ها یا سخنرانی‌ها هستند.

اصول طراحی اتاق کنفرانس

در مورد شیوه طراحی اتاق‌های کنفرانس یک سری اصول وجود دارد که برای بهتر برگزار شدن جلسات باید رعایت شود.

1. رنگ بندی تجهیزات و دیوار

رنگ‌ها  تاثیر فراوانی بر فضای می‌گذارند، چه بر ماهیت وچه برافرادی که وارد آن می‌شوند. رنگ‌ها می‌توانند روحیه را تقویت کنند. همچنین برسازماندهی کردن ذهن، پرورش دادن حس خلاقیت و بهره وری اثرگذار هشتند.

• رنگ زرد نشان دهنده شادی است و برای دادن انرژی زیاد مفید است.
• رنگ سفید نماد پاکی و بی آلایشی و خوبی است.
• رنگ سبز منعکس کننده طبیعت است و نماد باروری ذهن ، رشد ، طراوت می‌باشد.
• رنگ قرمز نماد انرژی، اشتیاق، قدرت است. همچنین از سمت دیگر، به معنای جنگ و خطر نیز است.
• نارنجی ترکیبی زرد و قرمز است. نشانه شادی و قدرت
• رنگ آبی نشان دهنده ایمان، هوش ، اعتماد به نفس است.
• بنفش نماد سلطنت، اشراف ، تجمل گرایی است.

• تکنولوژی

جلسات چه رسمی و چه غیررسمی برای اثرگذاری نیازمند تکنولوژی است.

نصب تجهیزات مرسوم: نیاز یک اتاق کنفرانس است. همه تجهیزات باید به روز باشند و کار با آنها آسان باشد.

کاهش سر و صدا: طراحی های مناسب برای از بین بردن سر و صدا باید انجام شود. استفاده از کفپوش های جاذب صدا مانند فرش ، موکت و وینیل  و همچنین دیوارهای ضد صدا.

کنفرانس ویدیویی یا صوتی:  سیستم کنفرانس ویدئویی برای میزبانی جلسات با گروه هاس از راه دور معمول است. در این گونه جلسات به تجهیزات تماس تصویری یا صوتی نیاز می‌شود.

میکروفون ها و بلندگوها : این تجهیزاتمی‌توانند روی میزیا سقف باشند یا در زیر نمایشگر نصب شوند.

قابلیت اتصال : به صورت سیمی و بی سیم

• جلوه طبیعت

ایده وجود المان‌های طبیعت برای جلسات عالی هستند. رفتن به طبیعت یا فضای باز برای جلسات همیشه ممکن نیست.  شما این امکان را دارید که ظبیعت را به اتاق بیاورید.

گل و گیاه تأثیر طبیعی و مثبتی بر طراحی اتاق کنفرانس دارند. به زیبایی محیط کمک می‌کنن و صدا را جذب می‌کنند  و خستگی را کاهش می‌دهند.

• روشنایی فضا

نورپردازی و روشناییباید متناسب با زمان و تغییرات آب وهوا باشد. نور طبیعی باید با پنجره و پرده تنظیم شود. روشنایی را می توان با لامپ های LED تکثیر کرد تا نور طبیعی را تکرار کند.

• تهویه

شاید تهویه طبیعی همیشه در دسترس نباشد ولی کارمندان و پرسنل باید بتوانند راحت تنفس کنند و از هوای پاک استفاده کنند.

• 6.       فضای انعطاف پذیر

وجود یک فضای ثابت می‌تواند کسل کننده باشد انعطاف پذیری در شرکت ها باعث ایجاد عملکرد بهتر می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر طراحی انعطاف پذیر و سفارشی را انتخاب می‌کنند.

تنظیمات میز و صندلی قابل تنظیم می تواند شما را برای چیدمان‌ها و طرح‌های مختلف انعطاف پذیر کند. اتاق های کنفرانس بزرگ به ویژه برای جلسات با مشتری ایده آل هستند. برای جلسات کوچک و یک به یک از اتاق جلسات کوچک استفاده می‌شود.

چرا سرمایه گذاری اتاق جلسات خوب اهمیت دارد؟

یک مکان لازم و مورد اهمیت در هر دفتر اتاق جلسات یا اتاق کنفرانس است. جلسات که بیشتر از 30٪ روزهای کاری در هفته  مدیران را به خود اختصاص می‌دهد. این گونه اتاق‌ها برای بسیاری از شرکت ها اهمیت استراتژیک دارد. مبلمان و تجهیزات موجود درآن باید قابلیت برآورده کردن اهداف کارکنان، اعتماد، ایمنی و تقویت بهره وری را داشته باشد.

افراد جلساتی را در مکانهای دیگر مانند اتاق کار خود یا میز کارشان برگزار می‌کردند و باعث سر و صدا و مزاحمتهای دیگر در شرکت می‌شدند. خوب چنین اوضاعی تأثیرات مخربی بر بهره وری کارمندان و در نهایت، خط اصلی شرکت دارد.

مهمترین ویژگی یک اتاق کنفرانس خوب

اتاق جلسات یا کنفرانس باید فضایی آرام  و بی صدا باشد. هیاهو و صدا می‌تواند باعث حواس پرتی شود و از دست رفتن تمرکز شود. مطمئن شوید که اتاق در یک بخش بی صدا از ساختمان قرار دارد. اگر این امکان وجود ندارد، میتوانید با استفاده ازمتریال‌های  ضد صدا اتاق کنفرانس را به یک فضای آرام تبدیل نمایید.

مهمترین ویژگی ها:

• شرایط روشنایی
• تهویه مناسب
• نسبت میز به صندلی و راحتی آن
• ارتفاع و زاویه دید نسبت به صفحه نمایش
• مدیریت کابل و سیم ها
• نبودن صدا و هیاهو

ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس

• اتاق های کنفرانس کوچک

جلسات کوچکتر که ترکیبی از کارمندان موجود در محل کار و کارمندان از راه دور باشد.

اندازه ایده آل: 150-200 فوت مربع

میزان ظرفیت: 6 الی 8 نفر در وضعیت عادی 3 الی 4 نفر با فاصله فیزیکی

تجهیزات مورد نیاز: میز، صندلی، تخته سفید، اینترنت ، پریز، مانیتور، کانکتور، بلندگو

• اتاق های کنفرانس بزرگ

جلسات دربخش‌های مختلف سازمان یا شرکت، جلسات مشتری، آموزش در این فضا برگزار می‌شود.

میزان ظرفیت : 12 تا 20 نفردر وضعیت عادی، 6 الی 12 نفر  با  رعایت فاصله فیزیکی

اندازه ایده آل: 500 فوت مربع یا بیشتر

تجهیزات مورد نیاز:  میز، صندلی، تخته سفید، اینترنت، پریز ، مانیتور، کانکتور، بلندگو، آب

تجهیزات مورد نیاز اتاق کنفرانس

اینکه در جلسه حضور پیدا کنیم و تجهیزات مناسب فراهم نباشد اتفاق بدی است که در زمان جلسه اتفاق می‌افتد. شرکت‌ها و سازمان‌ها  باید اتاق‌های کنفرانس را با تمام تجهیزات لازم که نیاز است تجهیز کنند.

برای اطمینان از اینکه تمامی تجهیزات مورد نیاز وجود دارد، پیشنهاد می‌کنم یک لیست از وسایل مورد نیاز تهیه کنید. بر طبق همین لیست و نیازمندیهای تجهیزاتی اتاق را مجهز کنید تا در زمان جلسات نگرانی از این لحاظ نداشته باشید.

نیازهای تجهیزاتی اتاق کنفرانس

• تخته وایت برد با قلم وایت برد

 ممکن است نیاز داشته باشید نکاتی را در ضمن سخنرانی برای مخاطبان یادداشت کنید و یا تصویری را بکشید تا در توضیح یک موضوع  به شما کمک کند.

• صندلی ها و میزهای مناسب.

نوع صندلی‌ها و میزها و شیوه عملکرد آنها در فضا را در نظر داشته باشید. آیا میز جلسات خیلی بزرگ است؟ آیا صندلی‌ها راحت هستند و در زمان طولانی باعث خستگی نمی‌شود ؟ سایز صندلی‌ها مناسب است؟ میز استفاده شده قابلیت‌های لازم را دارد؟

• پروژکتور و دوربین مناسب.

فناوری دوربین فیلمبرداری برای نمایشگر صفحه، نمایش نمودارها، تصاویر، اسناد و سایر وسایل کمک تصویری روی صفحه استفاده می‌کنند.

دوربین‌های قرار داده شده در نقاط مختلف اتاق، اتفاقات و رویداد‌ها را ضبط و پخش می‌کنند. اینکه چه تصاویری انتقال پیدا می‌کند به راحتی توسط سیستم بررسی می‌شوند.

• کابلها و سیمها

هیچ چیزی به اندازه موجود نبودن سیم‌ها و کابل مناسب جلسات را به تأخیر نمی‌اندازد. یا به طور ثابت دراتاق جلسه باشد یا قبل از شروع  جلسه فراهم کنید و متصل نمایید. قبل از شروع جلسات کابل‌ها و سیم‌های مورد نیاز را تست کنید تا مشکلی نداشته باشد و حتی ممکن است بخواهید سیم های خود را زودتر از موعد آزمایش کنید تا مطمئن شوید در جلسه به مشکلی در اتصال نخورید.

• تجهیزات کنفرانس صوتی یا تصویری

یا تیم شما توزیع شده است یا حاضران به صورت مجازی یا تلفنی وارد می شوند؟ مطمئن شوید که تجهیزات کنفرانس از قبل تنظیم شده تا باعث نشود کسی بخش‌های مهم جلسه را از دست دهد.

• قهوه ساز یا چای ساز

سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس

سبک‌های متفاوتی برای چیدمان اتاق‌های کنفرانس وجود دارد. با درنظر گرفتن گستردگی سازمان، تعداد پرسنل و دیگر موارد نوع طراحی مشخص می‌شود.

1. سبک هیئت مدیره

این سبک خیلی کم استفاده می‌شود.نوعی سبک کلاسیک اتاق کنفرانس است که در آن مدیران ارشد درقسمت بالای میز اصلی قرار دارند.

این مدل میز مستطیل یا بیضی در مرکز است که صندلی هایی در اطراف آن قرار گرفته است. همچنین اغلب برای جلسات متمرکز بر دستور کار یا کنفرانس ویدیویی کاربرد دارد. این گونه اتاق معمولا می‌تواند ظرفیت 25 نفر را داشته باشد.

برای جلسات کوتاه تر از جمله بحث آزاد، مانند گروه های متمرکز مناسب است. اگر کنفرانس شما به صورت جلسات کارگاهی باشد تعداد کمی افارد وجود دارد این یک سبک ارزشمند و قابل قبول محسوب می‌شود.

• سبک U بسته

شاخصه این سبک فضای خالی در وسط میز است. به شخص این اجازه را می‌دهد بین چهار طرف حرکت کند وهمه بتواند ارتباط برقرار کند. این سبک برای افراد جوان و زیر 20 سال  مدلی ایده آل است.

ارائه دهنده یا مجری می ‌واند آزادانه بین میزها بچرخد تا به شما مشاوره دهد، پیشرفت هر تیم را بررسی کند. این سبک بیشتر مناسب برای برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی و جلسات آموزشی است. این سبک چیدمان می‌تواند ظرفیت  25 نفر را در خود جای دهد.

• سالن اجتماعات

این سبکی است که برای یک کنفرانس کلاسیک و بیشتر گفتگوهای TED معروف به صحنه تئاتر درنظر گرفته می‌شود. مانند یک تئاتر که در مرکز سخنران وجود دارد و مخاطبین به صورت مستقیم یا نیمه مدور روی صحنه هستند.

این مدل برای جایی که نیاز به تعامل دو طرفه کمتر است، مناسب می‌باشد. بیشتر کنفرانس شما احتمالاً در یک اتاق جلسه به سبک سالن اجتماعات برگزار می‌شود، جایی که سخنرانان موضوعات خود را مطرح می‌کنند و از حضار سوال می‌پرسند.

• سبک کلاس

اگر قبلاً مدرسه رفته اید و سبک کلاس را مشاهده کرده باشید، این سبک را درک می‌کنید. اتاق جلسات به سبک کلاس المان‌های چند نوع اتاق کنفرانس دیگر را با هم تادغام می‌کند. مخاطبان در ردیف هایی نشسته اند و رو به روی یک بلندگوی اصلی قرار دارند.همچنین میزهایی در مقابل خود دارند تا بتوانند یادداشت برداری کنند.

اگر سخنران شما در زمان ارائه ارتباط با مخاطبانش بیشتر است  این سبک اتاق جلسات مناسب است.

• سبک مهمانی

این سبک اتاق کنفرانس در اطراف میزهای مختلف که معمولاً به شکل گرد است که در یک اتاق بزرگ و باز قرار دارد، ساخته شده است. این میزها باید حالت ایستاده باشند یا حداکثر 8 صندلی  برای آن در نظر گرفته می‌شود.

تفاوت اتاق جلسات و اتاق کنفرانس

هم معنی بودن ((اتاق جلسات )) و ((اتاق کنفرانس)) وجود دارد. اما تعریفی که از “کنفرانس” صورت میگیرد نشان دهنده این است که این دو کمی متفاوت هستند. اتاق کنفرانس کمی بزرگتر است، هرچند، اتاق کنفرانس توانایی و ظرفیت صدها نفر را ندارد، اما آنها بزرگتر هستند. ظرفیت این اتاق‌ها 12 نفر ویا بیشتر است.

اتاق‌های ملاقات یا جلسات غالبا در اندازه‌هایی طراحی میشوند که ظرفیت حداکثر 4 نفر را داشته باشد. به علاوه، در بسیاری از موارد فاقد میز هستند و فقط توسط صندلی، تخته سفید یا پروژکتور طراحی می‌‌شوند.

اتاق جلسات برای گروه‌های کوچکتر، در نظر گرفته شده است. شاید برخی تکنولوژی‌های اساسی در اتاق جلسات وجود داشته باشد، اما این فضا اغلب برای سهولت صحبت بین فردی است.

قیمت انواع میز کنفرانس در ورتینا چقدر است؟

با توجه به اندازه اتاق کنفرانس و همچنین سبکی که مدنظر شما است میز مورد نظرتان را انتخاب می‌کنید. میزهای کنفرانس این قابلیت را دارند که با توجه به اندازه، شکل و انتخاب شوند..اندازه میز کنفرانس متفاوت است و باید بر اساس ابعاد اتاق خریداری شود.

اشکال متنوع میز کنفرانس:

• مستطیل شکل

میزهای کنفرانی به شکل مستطیلی یک انتخاب کلاسیک است. یکی از مدل‌هایی که بیشترین تعداد صندلی را در خود جای می‌دهد.

• شکل U

این نوع میز به شکل یو انگلیسی است و داخل آن خالی است و فضای این را دارد که شخص ارائه دهنده و یا شخصی که کار پذیرایی را انجام می‌دهد به راحتی کار خود را انجام دهد.

• قایقی

میزهای کنفرانس قایقی شکل ظاهری ظریف دارند. صندلی‌های بیشتری نسبت به یک میز مستطیل با اندازه مشابه ندارند.

• دایره ای

میزهای کنفرانس گرد برای قرار دادن صندلی های کوچک به کار می‌رود. اگر به دنبال نشستن تعداد زیادی از افراد هستید ، یک میز دایره ای در مقایسه با سایر اشکال فضای زیادی را اشغال می‌کند.

• مربعی

میزهای مربع شکل تعداد مناسبی صندلی ها را در خود جای می‌دهد. یک میز مربع به معنای این است که افراد در آن میز از یکدیگر فاصله زیادی دارند.

• مدولار

براساس مدل، سایزمیز، نوع متریال، کیفیت مواد قیمت‌ها هم متفاوت است.

سوالات متداول در مورد اتاق کنفرانس

• چه چیزی باعث ایجاد یک اتاق کنفرانس خوب می‌شود؟
• هدف اتاق جلسات چیست؟
• چگونه می‌توانم اتاق جلسات شرکت را بهبود بخشم؟
• تجهیزات کنفرانس صوتی یا تصویری تا چه اندازه اهمیت دارد؟

---

برای دانلود مقاله اینجا کلیک کنید.

---